Hvordan redusere risikoen fra å bli avvist i en offentlig anbudskonkurranse

Dette kan skyldes ulike faktorer, inkludert avvik fra oppdragsgivers krav eller utilstrekkelig dokumentasjon. I det følgende har vi oppstilt ti råd for å redusere risikoen for avvisning.

Et velstrukturert og gjennomarbeidede tilbud representerer ikke bare en mulighet for leverandører til å oppnå bedre poengscore ved evaluering, men de fungerer også som en avgjørende faktor for å redusere risikoen for avvisning og potensielle uenigheter rundt kontrakten. Det lar seg ikke oppstille en uttømmende sjekkliste, men erfaring tilsier at det er noen feil som ofte begås:

1. Forstå hva anbudsdokumentene etterspør: En god forståelse av hva anbudsdokumentene etterspør er en god start for et godt tilbud. Det kan høres selvfølgelig ut, men ofte overser leverandører at oppdragsgiver etterspør bestemte dokumenter, et konkret format, eller bestemte opplysninger.

2. Besvar alle kvalifikasjonskravene: Oftest oppstiller oppdragsgiver såkalte kvalifikasjonskrav. Dette er absolutte krav til leverandøren som skal inngi tilbud. Dersom ikke samtlige kvalifikasjonskrav er oppfylt, skal leverandøren avvises. Det er derfor av avgjørende betydning at samtlige krav er oppfylt, noe som betyr at man må legge frem den dokumentasjonen oppdragsgiver etterspør. F.eks. dersom oppdragsgiver etterspør tilsvarende referanseprosjekter, beskriv hvorfor de oppgitte referanseprosjektene er tilsvarende. Med tilsvarende menes som hovedregel at det kreves erfaring fra kontraktens hovedområder.

3. Det er erfaringen til leverandøren det kan vises til: Dersom leverandøren har vært hovedentreprenør i et prosjekt er det arbeidet hovedentreprenøren har utført man kan vise til. Arbeid utført av underleverandørene har man ikke opparbeidet seg erfaring med. Er erfaringen til underleverandørene nødvendig for å kvalifisere må det inngis tilbud med støtte fra disse, se neste punkt.

4. Inngi tilbud med støtte fra underleverandør: Dersom leverandøren ikke oppfyller kvalifikasjonskravene alene kan leverandøren støtte seg på erfaring fra andre selskaper, jf. anskaffelsesforskriften § 16-10. Det er imidlertid ikke tilstrekkelig å navngi en underleverandør i tilbudet. Sammen med tilbudet skal det også legges ved en forpliktelseserklæring og hvis det er etterspurt et utfylt ESPD-skjema. I tillegg må man beskrive hvordan underleverandøren bidrar til å oppfylle kvalifikasjonskravene, f.eks. ved å vise til relevante referanseoppdrag.

5. Tilby det som etterspørres: I mange konkurranser har oppdragsgiver en ganske klar beskrivelse av hva som skal leveres. Da er det dette som skal tilbys, og ikke noe annet. Dersom det tilbys noe annet enn det oppdragsgiver klart har spurt etter kan det innebære et avvik, som i ytterste konsekvens leder til avvisning.

6. Ta oppdragsgiver på ordet: Dersom oppdragsgiver har oppgitt at det «skal» leveres en bestemt løsning, så er det dette og ikke noe annet som skal leveres. Oppgis det at en løsning «bør» inkludere noe er dette ønskelig, men ikke en forutsetning. Står det imidlertid «minimum» er dette en minstestandard som må være oppfylt. Er man i tvil om begrepene er reelle bør man stille spørsmål til oppdragsgiver.

7. Tildelingskriteriene er det du vinner på: Det er kun de oppgitte tildelingskriteriene oppdragsgiver vil evaluere. Det er derfor også ved besvarelsen av disse tildelingskriteriene man må bevise hvor godt tilbud man har, med hensyn til pris og kvalitet. Meroppfyllelse av forhold som faller utenfor tildelingskriteriene gir ingen gevinst, og er ofte fordyrende elementer som innebærer at prisen blir høyere. Slik meroppfyllelse bidrar ikke til et konkurransedyktig tilbud.

8. Klar og presis presentasjon: En klar og presis presentasjon av tilbudet gir et profesjonelt inntrykk og gjør det lettere for oppdragsgiver å evaluere. Det øker derfor sannsynligheten for at det gis uttelling for de merkvaliteter som tilbys.

9. Følg oppgitte krav til utforming: Følg nøye de oppgitte kravene som stilles til utforming av tilbudet. Avvik kan føre til avvisning.

10. Vær realistisk med hensyn til frister: Det er aldri noen god ide å skulle levere tilbudet kort tid før tilbudsfristen. Risikoen for at noe går feil er absolutt til stede, og denne risikoen vil normalt hefte ved leverandøren. Får du ikke levert tilbudet i tide er derfor løpet kjørt.

Selv om noen av disse retningslinjene kan virke åpenbare, undervurder ikke deres betydning. Mange leverandører overser dessverre grunnleggende forhold, noe som kan redusere sjansene for suksess i en anbudskonkurranse.