Er din virksomhet i rute for kontroll etter åpnenhetsloven?

Åpenhetsloven pålegger større virksomheter forpliktelser for å sikre virksomhetens respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Virksomheter som er omfattet av loven måtte for første gang, innen 30. juni i år, publisere en redegjørelse for sine aktsomhetsvurderinger. 

Forbrukertilsynet har også behandlet sine første klagesaker om informasjonsplikten, og varslet om at kontrollene med virksomheters overholdelse av loven starter denne høsten. Dersom kontrollene avdekker brudd på åpenhetsloven, risikerer virksomhetene å bli ilagt reaksjoner, f.eks. tvangsmulkt og overtredelsesgebyr.

Disse virksomhetene er omfattet av åpenhetsloven

Såkalte større virksomheter er omfattet av åpenhetsloven. Slike virksomheter er for det første alle virksomheter som omfattes av regnskapsloven § 1-5. Dette gjelder blant annet alle allmennaksjeselskaper. Større virksomheter er også virksomheter som er hjemmehørende i Norge og som tilbyr varer og/eller tjenester i og/eller utenfor Norge, og som oppfyller minst to av tre vilkår:

• en salgsinntekt på minst 70 millioner kroner
• en balansesum på minst 35 millioner kroner
• et gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret tilsvarende 50 årsverk

Også utenlandske virksomheter som tilbyr varer og/eller tjenester i Norge og er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning, er omfattet av åpenhetsloven dersom minst to av tre vilkår er oppfylt. 

Videre vil et økende antall mindre virksomheter i praksis være forpliktet til å oppfylle ett eller flere av åpenhetslovens krav, ved at virksomhetene forplikter seg til det i kontrakter med virksomheter som selv er omfattet av loven. Ettersom mindre virksomheter ikke er direkte omfattet av åpenhetsloven, vil de imidlertid ikke være gjenstand for Forbrukertilsynets kontroll.

Åpenhetslovens tre hovedforpliktelser

Åpenhetsloven pålegger virksomheter som er omfattet å oppfylle tre hovedforpliktelser. Plikten til å utføre aktsomhetsvurderinger skal bidra til åpenhetslovens formål om å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

Plikten til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger og plikten til å besvare informasjonsforespørsler (informasjonsplikten) skal bidra til formålet om å sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer slike negative konsekvenser.

Plikten til å utføre aktsomhetsvurderinger

Aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven skal gjennomføres i samsvar med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. I motsetning til OECDs retningslinjer, er aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven saklig begrenset til å gjelde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Åpenhetsloven deler aktsomhetsvurderingene inn i seks trinn som skal utføres regelmessig.

Åpenhetsloven bygger på en risikobasert tilnærming. Det innebærer at aktsomhetsvurderingene skal stå i et proporsjonalt forhold til virksomhetens forhold. Kravene som stilles til virksomheters aktsomhetsvurderinger vil derfor variere, avhengig av for eksempel antallet ansatte, tilgjengelige ressurser og varene og/eller tjenestene virksomheten tilbyr.

Første steg i aktsomhetsvurderingen er at virksomheten skal forankre ansvarlighet i sine retningslinjer (trinn 1). Dette forutsetter at virksomheten gjør mer enn å utarbeide retningslinjer for ansvarlighet. Formålet med forankringen er å sikre at ansvarlighet blir en integrert del av virksomhetens drift. 

LES OGSÅ

Slik forholder VVS-bedrifter seg til åpenhetsloven

Slik forankring kan blant annet sikres ved at virksomheten fordeler ansvaret for ulike deler av virksomhetens retningslinjer hos kompetente ressurspersoner, gir opplæring til ledelsen og ansatte, og etablerer klageordninger og rutiner som kan brukes ved for brudd eller mistanke om brudd på virksomhetens retningslinjer.

Videre skal virksomheten kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (trinn 2). Arbeidet virksomhetene legger ned i trinn 2 danner grunnlaget for, og er avgjørende for, resultatet av virksomhetens videre arbeid i trinnene 3-6.

De negative konsekvensene som virksomhetene skal kartlegge og vurdere kan være forårsaket av virksomheten selv, eller være et resultat av noe virksomheten har bidratt til gjennom sine handlinger eller unnlatelser.

Identifisere sine risikoområder  

En rørleggerbedrift som ikke gir sine ansatte levelig lønn, har selv forårsaket skaden, mens en entreprenør som setter en så kort leveringsfrist at deres leverandør pålegger sine ansatte ulovlig overtid for å gjennomføre ordren, har bidratt til skaden. Videre er negative konsekvenser som virksomheten er direkte knyttet til gjennom leverandørkjeden eller forretningspartnere omfattet. 

En virksomhet som kjøper en råvare som er utvunnet ved bruk av barnearbeid, er direkte knyttet til skaden, selv om virksomheten ikke var kjent med barnearbeidet. Negative konsekvenser i fremtidige salgsledd, for eksempel hos kunder, er imidlertid ikke omfattet. Ifølge OECDs veileder fra 2018 kan risiko hos leverandører og forretningspartnere kartlegges gjennom inspeksjoner, intervju med arbeidstakere, dialog med relevante sivilsamfunnsorganisasjoner og gjennomgang av dokumenter, herunder leverandørens/forretningspartnerens egne vurderinger.

Kort fortalt innebærer trinn 2 at virksomheten skal identifisere sine risikoområder, og gjøre en prioritering av disse basert på risikoens alvorlighets- og sannsynlighetsgrad. På bakgrunn av de prioriterte risikoområdene, skal virksomheten identifisere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold. For å gjøre håndteringen av de negative konsekvensene overkommelig, vil det som regel være nødvendig å gjøre en prioritering av konsekvensene, basert på virksomhetens tilknytning til konsekvensen og konsekvensens alvorlighets- og sannsynlighetsgrad. 

Dersom en negativ konsekvens kan håndteres umiddelbart, taler det for at den håndteres først. Prioriteringen innebærer ikke at noen negative konsekvenser kan ses bort fra i sin helhet – prioriteringen angir kun hvilke negative konsekvenser virksomheten skal ta stilling til først.

Etter trinn 2 skal virksomheten iverksette og følge med på tiltak for å stanse, forebygge eller begrense de negative konsekvensene (trinn 3 og 4), kommunisere med personer som er eller kan bli påvirket av virksomhetens handlinger eller unnlatelser (trinn 5), og sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning overfor rammede der det er påkrevd (trinn 6).

Redegjørelsesplikten

Redegjørelsesplikten innebærer at virksomheter skal offentliggjøre en årlig redegjørelse for aktsomhetsvurderingene de har utført. Åpenhetsloven krever ikke at virksomheten gir detaljerte beskrivelser av aktsomhetsvurderingen, men redegjørelsen må gi et korrekt og dekkende svar på det som er påkrevet etter loven.

Redegjørelsen skal minst inneholde:

• en generell beskrivelse virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser
• opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket
• opplysninger om gjennomførte eller planlagte tiltak for å stanse eller begrense slike negative konsekvenser, og faktiske eller forventede resultater av tiltakene

Redegjørelsen bør skrives med øye for formålet – nemlig å sette leserne i stand til å forstå virksomhetens forhold og markedet den opererer i, herunder hvordan dette påvirker deres arbeid med åpenhetsloven, og hvordan virksomheten arbeider for å overholde åpenhetsloven.

Det er verdt å merke seg at kravet om å gi opplysninger om negative konsekvenser i redegjørelsen er snevrere sammenlignet med de negative konsekvensene som er kartlagt i aktsomhetsvurderingen. I redegjørelsen må virksomheten bare oppgi faktiske negative konsekvenser og potensielle negative konsekvenser som regnes som vesentlige. Hvorvidt en risiko er vesentlig, beror på konsekvensens alvorlighets- og sannsynlighetsgrad.

Det er imidlertid ikke noe i veien for å overoppfylle kravene til redegjørelsen. Forbrukertilsynet har gitt uttrykk for at virksomheter i et slikt tilfelle klart bør skille mellom hvilke potensielle negative konsekvenser som regnes som vesentlige og ikke. En mer utfyllende redegjørelse vil for øvrig kunne forenkle virksomhetens arbeid med å besvare informasjonsforespørsler; dersom redegjørelsen inneholder et dekkende og forståelig svar på det vedkommende lurer på, kan virksomheten vise til denne delen av redegjørelsen.

Redegjørelsen kan måtte oppdateres oftere enn årlig dersom det skjer vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Det kan for eksempel være aktuelt dersom virksomheten har byttet leverandør av en sentral råvare i virksomhetens produkt fra et lavrisikoland til høyrisikoland. Siden endringen i virksomhetens risikovurderinger skal være vesentlig, skal det imidlertid en del til før en ny redegjørelse er nødvendig. Behovet for en ny redegjørelse må vurderes konkret i hver sak.

Informasjonsplikten

Informasjonsplikten innebærer at virksomheten innen angitte frister skal besvare alle skriftlige forespørsler, og gi dekkende og forståelig informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser.

Informasjonsplikten omfatter både generell informasjon, for eksempel om virksomhetens retningslinjer for ansvarlighet, og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste, for eksempel om hvordan virksomheten arbeider for å sikre anstendige arbeidsforhold på produksjonsstedet for en konkret tjeneste.

Ettersom informasjonsplikten er saklig begrenset til virksomheters håndtering av negative konsekvenser, må forespørsler om forhold som ikke direkte eller indirekte gjelder dette ikke besvares.

Det finnes flere unntak fra informasjonsplikten, blant annet dersom forespørselen gjelder drifts- eller forretningshemmeligheter, med mindre det er mulig å tilpasse informasjonen slik at slike hemmeligheter ikke blir avdekket. En forespørsel kan for eksempel også avslås dersom virksomheten ikke forstår hva vedkommende spør om. I et slikt tilfelle bør virksomheten likevel forsøke å finne ut hva vedkommende ønsker å vite, slik at forespørselen likevel kan besvares.